Mae Cyngor Dinas Caerdydd wedi bod yn cydweithio gyda’r Gymdeithas Llywodraeth Leol i wella arferion caffael a chyfleoedd a rennir, er mwyn gwella gwerth am arian, drwy ymchwilio a gweithredu System Bwrcasu Ddeinamig.
Roedd SBDd Caerdydd yn edrych yn benodol ar wasanaethau cludo teithwyr, yn cynnwys cludo plant o’r cartref i ysgolion prif ffrwd, plant ag anghenion addysgol arbennig (AAA), gwasanaethau plant ac oedolion, gwasanaethau bws lleol a thacsis ad hoc ac unrhyw wasanaethau cludo teithwyr eraill a ddarperir gan y cyngor. Bydd y SBDd yn darparu llwybrau cludiant wedi eu hamserlennu, a rhai heb eu hamserlennu, gan ddefnyddio ystod o gerbydau addas. Bydd cerbydau sy’n gallu cludo cadeiriau olwyn yn rhan o’r hyn sydd ei angen.
O drafod gyda’r gwasanaeth, daeth yn amlwg bod disgwyl newid i’r anghenion yn 2012/13, felly cytunwyd gweithredu trefniant dros dro i sicrhau cydymffurfiaeth a gwerth am arian drwy gydol 2013, ac wedyn ystyried a chytuno ar anghenion tymor hirach. Roedd gan y fframwaith dros dro 31 o gontractwyr yn gweithredu 616 o lwybrau ar gyfer 60 o ysgolion prif ffrwd ac AAA, a llwybrau gwasanaethau plant ac oedolion. Dyfarnwyd y rhain ar sail pris y filltir a rhestrwyd cyflenwyr o fewn nifer o lotiau. Tîm cludo teithwyr mewnol y cyngor oedd yn rheoli’r trefniant hwn i ddiwallu’r anghenion.
Amcangyfrifir bod y gost ar gyfer y cyngor, drwy’r SBDd, yn £6.4 miliwn y flwyddyn. Derbyniwyd yn gyffredinol y byddai gweithredu SBDd o fudd i’r cyngor am ei fod yn wynebu nifer o heriau drwy’r broses bresennol megis:
- Safon isel i’r gwasanaeth, gan fod cyflenwyr yn gorffwys ar eu rhwyfau
- Diffyg arloesi a gwelliant parhaus gan gyflenwyr, dim gwerth ychwanegol
- Roedd cyflenwyr newydd yn cael eu heithrio o’r trefniant ac felly’n llai tebygol o ddatblygu gwasanaethau
- Diffyg cystadleuaeth wedi i’r llwybrau cychwynnol gael eu dyfarnu, gan gynyddu costau’n sylweddol
- Diffyg hyblygrwydd o fewn y trefniant.
Roedd y cyngor yn dymuno, drwy weithredu SBDd, gwella ansawdd y gwasanaeth. Nid oedd cyflenwyr yn cael eu derbyn ar y SBDd os nad oedden nhw’n ateb y gofynion dethol neu os nad oedden nhw’n bodloni’r meini prawf ansawdd. Roedd hefyd anogaeth i gyflenwyr arloesi gyda dulliau newydd wrth ddarparu gwasanaethau. Roedd y cyngor hefyd am sicrhau arbedion, gyda mwy o gyflenwyr yn gallu bidio am wasanaethau, a chynyddu cystadleuaeth yn ystod oes y trefniant.
Mae nifer o fuddion wedi eu nodi ers i’r system gael ei gweithredu. Mae’r broses werthuso yn gynt, ac mae hyn yn galluogi’r gyfarwyddiaeth i reoli’r SBDd eu hunain. Mae’r gwelliant yn y gwasanaeth wedi golygu nad oes angen rheoli cytundebol dydd i ddydd gyda’r cyflenwyr. Mae’r SBDd a’r e-arwerthiannau wedi sicrhau arbediad o £500,000 ar gyfer Caerdydd oherwydd bod y broses electronig, symlach yn golygu y gellir tendro’n haws.
Cafwyd cyfarfodydd grŵp project cyson gyda’r tîm gwasanaethau cludo teithwyr mewnol a thîm project traws-swyddogaethol, yn cynnwys caffael, cyllid, cyfreithiol a rhanddeiliaid. Roedd cyfathrebu mewnol gyda’r tîm hwn yn bwysig, ac felly hefyd cyfathrebu cyson gyda rheolwyr a’r aelod portffolio a’r pennaeth trafnidiaeth drwy’r tîm cludo teithwyr. Gyda chymorth Busnes Cymru, trefnodd y Cyngor digwyddiad ‘cwrdd â’r prynwr’ gyda chyflenwyr i egluro’r newid yn y broses, y rhesymau dros y newid ac amserlen ddrafft y digwyddiadau. Cynhaliwyd hefyd sesiynau hyfforddi ar gyfer grwpiau o gyflenwyr, ynghylch defnyddio’r SBDd, Proactis ac e-arwerthiannau. Mae Busnes Cymru hefyd wedi cynnal sesiynau bychain gyda chyflenwyr i’w helpu drwy’r broses. Os oedd cyflenwyr yn methu â chael eu derbyn ar y SBDd roedd y Cyngor yn cynnal sesiynau d—briffio gyda nhw.
Roedd gwerthuso darparwyr newydd ar gyfer eu cynnwys ar y SBDd yn ystod y chwe mis cyntaf yn rhywbeth eithaf llafurus ond dim ond un aelod neu ddau y mis sy’n newydd erbyn hyn. Mae’r SBDd wedi bod ar waith ers tair blynedd erbyn hyn, ac mae Caerdydd yn bwriadu gweithredu un arall y flwyddyn nesaf. Y gyfarwyddiaeth sy’n gweinyddu’r SBDd, gan ei fod nawr yn hawdd ei ddefnyddio, gan fod y system ei hun yn fwy amlweddog. O ran costau’r system, ni chafodd ei gostio o fewn yr achos busnes, ond mae’r gost wedi ei llyncu gan yr arbediad ddaeth yn sgil troi’r system yn un gwbl electronig. Mae gwybodaeth reoli hefyd yn symlach.
Mae’r adroddiad llawn ar gael ar: https://www.local.gov.uk/guide-dynamic-purchasing-systems-within-public-sector-it-right-you-and-your-suppliers
Comments are closed.